Experten-Tipps zu Outlook

Ihr persönliches Outlook-Training!

Ab sofort müssen Sie keine Nachtschichten mehr einlegen! Der kostenlose Outlook E-Mail-Kurs bietet Ihnen kompaktes Know-how, welches Sie sofort einsetzen können. In 8 Kurseinheiten liefern wir Ihnen praxisnahe Schritt-für-Schritt Anleitungen, die Ihre Arbeit mit Outlook nachhaltig verbessern werden.

Über 40.000 Leser nutzen bereits die Experten-Tipps für einen effizienteren und einfacheren Umgang mit Outlook. Der Outlook E-Mail-Kurs erscheint alle 2 Tage und ist zu 100% kostenlos.

Alle Kursteilnehmer erhalten die Schritt-für-Schritt-Anleitung "Outlook einrichten" als Geschenk mit der ersten Kurseinheit zugeschickt.



Outlook einrichten und anpassen: Schritt für Schritt
E-Mails über POP3, SMTP und IMAP abrufen und versenden
So schützen Sie sich vor der Spam-Flut
Optimale Termin- und Aufgabenverwaltung mit Outlook
Synchronisieren Sie Outlook mit Ihrem Smartphone
Mit den richtigen Tastenkombinationen blitzschnell ans Ziel

 

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Das erwartet Sie im 8-teiligen Outlook-Spezial-Kurs:

1. Kurseinheit: Erfahren Sie, wie Sie Ihren E-Mail-Verkehr schneller, besser und effizienter im Griff haben.
2. Kurseinheit: Richten Sie Outlook nach Ihren Bedürfnissen ein - Wir zeigen wie es geht!
3. Kurseinheit: Die Tipps aus dieser Kurseinheit helfen Ihnen bei der Navigation im Kalender.
4. Kurseinheit: Wir zeigen Ihnen, wie Sie beim Erfassen neuer Kontakte das große Kuddelmuddel mit vertauschten Namensteilen verhindern.
5. Kurseinheit: So klappt die reibungslose Synchronisierung mit Android und Outlook.
6. Kurseinheit: Kalender, Aufgaben, Adressbuch und Notizen aus Ihrem Outlook auf Ihr Apple-Smartphone bzw. -Tablet spielen.
7. Kurseinheit: Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Spamflut in Ihrem Outlook erfolgreich eindämmen.
8. Kurseinheit: In der letzten Kurseinheit verraten wir Ihnen die wichtigsten Tastenkürzel zu Ihrem Outlook.

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Datum einfügen und automatisch aktualisieren lassen

So lassen Sie in Outlook das beim Absenden das aktuelle Datum und die Uhrzeit in eine E-Mail einfügen.

Wenn Sie eine Vorlage erzeugen und wollen, dass Outlook beim Absenden jeweils das aktuelle Datum und die Uhrzeit einfügt, gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis 2003 rufen Sie den Befehl „Einfügen, Datum und Uhrzeit“ auf. In Outlook 2007/2010 klicken Sie auf dem Register „Einfügen“ auf „Datum und Uhrzeit“ (in der Gruppe „Text“).

  2. Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus.

  3. Schalten Sie die Option „Automatisch aktualisieren“ ein und schließen Sie den Dialog.

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Mehrere Elemente gleichzeitig ändern

Sicher kennen Sie das: Immer wieder gibt es Situationen, in denen Sie für mehrere Elemente die gleichen Einstellungen ändern wollen, etwa die Erinnerungszeit bei Terminen, das Fälligkeitsdatum bei Aufgaben oder auch die Anschrift von Kontakten. Wie Sie das erreichen, ohne jedes Element öffnen und ändern zu müssen, lesen Sie in diesem Beitrag. 

Wenn Sie schon einmal nach einem Firmenumzug bei zehn Kontakten die Postanschrift von Hand geändert oder bei mehreren Terminen den Besprechungsort angepasst haben, haben Sie sich sicher auch gefragt, ob man das wirklich „zu Fuß“ erledigen muss. Muss man nicht. Sie können eine – leider – nicht dokumentierte Funktion in Outlook nutzen. Die erfordert zwar ein wenig Vorarbeit, kann Ihnen aber viel Zeit sparen.

Dazu nutzen Sie eine Eigenschaft der Listenansichten von Outlook: In den Listen können Sie ja nach einzelnen Spalten nicht nur sortieren, sondern auch gruppieren lassen. In Outlook bis Version 2007 gibt es im Adressbuch zum Beispiel die Listenansichten NACH ORT und NACH FIRMA. Hier werden die Kontakte nach dem Firmenort bzw. dem Firmennamen gruppiert angezeigt. Und wenn Sie nun einen Kontakt mit der Maus auf einen dieser Orts- bzw. Firmennamen ziehen, übernimmt Outlook für den Kontakt diesen Orts- bzw. Firmennamen.

Auf die gleiche Weise können Sie auch für Termine oder Aufgaben die Einstellungen ändern. Sie müssen dazu lediglich eine Ansicht wählen, die eine Spalte für diese Einstellungen enthält (im Aufgabenplaner zum Beispiel LISTE MIT DETAILS), und dann nach der jeweiligen Spalte gruppieren. Wenn es keine entsprechende Ansicht gibt, fügen Sie die Spalte vorübergehend ein und gruppieren danach.

Beispiel 1: Firmennamen ändern

Wenn Sie Outlook 2010 verwenden und noch keine Ansicht NACH FIRMA im Adressbuch angelegt haben, fahren Sie wie auf der nächsten Seite beschrieben fort. In Outlook bis Version 2007 gehen Sie so vor:

  1. Wechseln Sie in das Adressbuch und schalten Sie hier die Ansicht NACH FIRMA ein (entweder im Navigationsbereich unter AKTUELLE ANSICHT oder über das Listenfeld AKTUELLE ANSICHT in der erweiterten Symbolleiste).
  2. Outlook gruppiert und sortiert die Kontakte nun nach der Spalte NACH FIRMA. Normalerweise stehen die Kontakte ohne Firmennamen oben in der Liste und sind in der Gruppe FIRMA: (KEINE ANGABE) zusammengefasst. Falls nicht, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift NACH FIRMA, um die Sortierreihenfolge umzudrehen.
  3. In unserem Beispiel soll den Kontakten ohne Firmenangabe nun ein Firmenname zugewiesen werden. Dazu markieren Sie die gewünschten Kontakte.
  4. Klicken Sie einen der markierten Kontakte an und ziehen Sie ihn nach unten, bis sich der Mauszeiger unterhalb des gewünschten Firmennamens befindet. Outlook zeigt nun FIRMA WIRD GEÄNDERT IN mit dem jeweiligen Firmennamen an.
  5. Sobald hier der passende Firmenname erscheint, lassen Sie die Maustaste los. Outlook fügt nun in die vorher markierten Kontakte den Firmennamen ein.

Das funktioniert übrigens auch, wenn die Kontakte bereits über Firmennamen verfügen. Dann wird einfach der bisherige Eintrag im Feld FIRMA durch den gewählten neuen Firmennamen überschrieben.

Beispiel 2: Erinnerungen anpassen

Wenn es, wie das in vielen Fällen sein wird, noch keine Tabellenansicht gibt, die die gewünschte Spalte aufweist, fügen Sie die Spalte in eine Ansicht ein und lassen nach der Spalte gruppieren. Dann ziehen Sie wie gerade gezeigt die Elemente per Drag & Drop auf die jeweilige Gruppe.

Angenommen, Sie wollen für mehrere Termine schnell den Erinnerungsvorlauf verändern:

  1. Wählen Sie im Kalender die Ansicht AKTIVE TERMINE (über das Listenfeld AKTUELLE ANSICHT). In Outlook 2010 wählen Sie auf dem Register ANSICHT die Option ANSICHT ÄNDERN und dann AKTIV.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften (zum Beispiel auf BETREFF) und rufen Sie den Befehl FELDAUSWAHL auf.
  3. Im Dialog FELDAUSWAHL wählen Sie im Listenfeld ganz oben ALLE TERMINFELDER aus.
  4. Blättern Sie in der Liste ganz nach unten und wählen Sie den Button VORHER ERINNERN aus.
  5. Ziehen Sie diesen Button in die Reihe mit den Spaltenüberschriften, am besten rechts neben ENDE. Ein roter Pfeil zeigt an, an welcher Position die neue Spalte eingefügt wird (wenn sich der Mauszeiger über einer Spaltenüberschrift befindet). Sobald sich der Pfeil an der gewünschten Position befindet, lassen Sie die Maustaste los. Outlook fügt nun die Spalte ein und zeigt den Vorlauf in Minuten an. Auch bei Terminen, für die Sie die Erinnerung abgeschaltet haben, wird übrigens der in Ihrem Outlook voreingestellte Vorlauf angezeigt.
  6. Lassen Sie den Dialog FELDAUSWAHL noch geöffnet – wir brauchen ihn später noch.
  7. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die neue Spaltenüberschrift VORHER ERINNERN und rufen Sie den Befehl NACH DIESEM FELD GRUPPIEREN auf.
  8. Falls noch keine Gruppe mit dem gewünschten Erinnerungsvorlauf vorhanden ist, öffnen Sie einen der Termine, stellen den gewünschten Vorlauf ein und speichern und schließen den Termin.
  9. Markieren Sie dann die Termine, die einen anderen Vorlauf erhalten sollen.
  10. Ziehen Sie sie mit der Maus in die Gruppe, die bereits den gewünschten Vorlauf aufweist.
  11. Outlook hat auf diese Weise allerdings nur die Vorlaufzeit für die Termine geändert. Dieser Vorlauf wird erst dann wirksam, wenn für die Termine eine Erinnerung eingestellt ist. Um für die Termine gleich in der aktuellen Ansicht Erinnerungen einrichten zu können, fügen Sie aus dem Dialog FELDAUSWAHL (wie in Schritt 5) noch eine Spalte ERINNERUNG ein.
  12. Klicken Sie für die Termine, für die eine Erinnerung erscheinen soll, in die Spalte ERINNERUNG, sodass dort ein Glockensymbol erscheint.
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Schriftart und –formatierung ändern

So formatieren Sie in Outlook den Text in einer Nachricht, ohne zur Maus greifen zu müssen.

Diese Tastenkürzel für Formatierungen kennen Sie wahrscheinlich bereits aus Word. Sie können Sie auch in Outlook nutzen:

Fettdruck STRG+UMSCHALT+F

Kursiv STRG+UMSCHALT+K

Unterstrichen STRG+UMSCHALT+U

Aber wussten Sie, dass Sie auch den Dialog zum Zuweisen einer anderen Schriftart oder –größe über die Tastatur öffnen können?

In Outlook 2007 und 2010 drücken Sie dazu das Tastenkürzel STRG+D oder mit STRG+UMSCHALT+P. Im Dialog „Schriftart“ tippen Sie die ersten zwei, drei Buchstaben des Schriftnamens ein und wählen die Schrift mit der Eingabetaste aus.

In Outlook bis Version 2003 drücken Sie stattdessen STRG+UMSCHALT+A. Damit setzen Sie den Fokus mit der TAB-Taste in das Feld „Schriftart“ in der Symbolleiste, wo Sie die gewünschte Schrift wählen und dann die Eingabetaste drücken.

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Briefpapier verwenden

Wie geht das denn mit Briefpapier für E-Mails? Wie gestalte ich mein Briefpapier? Wieso gibt es in meinem Outlook kein Briefpapier? Die Antworten auf diese und weitere Fragen rund um das Thema „Briefpapier“ lesen Sie in diesem Beitrag.

Outlook verfügt über eine Sammlung an vordefinierten Designs, die sogenannten Briefpapiere, mit denen Sie E-Mails im HTML- und im Rich-Text-Format gestalten können. Sie können diese Designs gleich so verwenden, wie sie in Outlook angeboten werden, oder Sie passen sie an Ihre Vorstellungen an. Auch die Gestaltung eigener Briefpapiere ist möglich.

Outlook 2007/2010: E-Mail mit Briefpapier schreiben

Wenn Sie in den beiden neueren Outlook-Versionen eine neue E-Mail erzeugen und mit einem bestimmten Briefpapier gestalten wollen, gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie das E-Mail-Modul.
  2. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl AKTIONEN >> NEUE E-MAIL-NACHRICHT MIT auf. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register START auf den Button NEUE ELEMENTE und dann auf E-MAIL-NACHRICHT mit.
  3. Falls Sie bereits Briefpapier in Outlook verwendet haben, finden Sie im Untermenü einen Eintrag für jedes Layout. Wenn das gewünschte in der Liste zu sehen ist, wählen Sie es mit einem Mausklick aus. Fahren Sie dann mit Schritt 8 fort. Falls das gewünschte Briefpapier nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf WEITERE BRIEFPAPIERE.
  4. Wählen Sie ein Briefpapier aus. Im Vorschaufenster se- hen Sie, wie es wirkt.
  5. Über die Felder AKTIVE GRAFIKEN und HINTERGRUNDBILD können Sie diese Elemente in den Briefpapieren ein- oder ausschalten. Um Darstellungsprobleme beim Empfänger zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf aktive Grafiken zu verzichten, denn diese werden bei vielen E-Mail-Clients gar nicht angezeigt.
  6. Die vorgegebene Farbgestaltung können Sie außerdem durch Ein- bzw. Abschalten der Option LEBENDIGE FARBEN beeinflussen.
  7. Klicken Sie auf OK, sobald Sie das passende Briefpapier gefunden haben.
  8. Füllen Sie das AN-Feld und den BETREFF aus, geben Sie die Nachricht ein und senden Sie die E-Mail ab.

Outlook 2007/2010: Briefpapier für alle E-Mails vorgeben

Wenn automatisch jede neue E-Mail mit einem bestimmten Briefpapier gestaltet werden soll, definieren Sie dieses Briefpapier als Standard:

  1. In Outlook 2007 rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-FORMAT auf und klicken auf den Button BRIEFPAPIER UND SCHRIFTARTEN. In Outlook 2010 rufen Sie den Befehl DATEI >> OPTIONEN auf, öffnen das Register E-MAIL und klicken auf BRIEFPAPIER UND SCHRIFTARTEN.
  2. Öffnen Sie das Register PERSÖNLICHES BRIEFPAPIER und klicken Sie hier auf den Button DESIGN.
  3. Es erscheint nun der bereits bekannte Dialog, aus dem Sie das gewünschte Briefpapier und die gewünschten Optionen auswählen. Klicken Sie dann auf OK.
  4. Im Feld SCHRIFTART behalten Sie am besten die Vorgabe DESIGNSCHRIFTART VERWENDEN bei.
  5. Schließen Sie die Dialoge.
  6. Falls Sie einmal kein Briefpapier verwenden wollen, rufen Sie den Befehl AKTIONEN >> NEUE E-MAIL-NACHRICHT MIT bzw. START >> E-MAIL-NACHRICHT mit auf und wählen HTML bzw. NUR TEXT oder RICH-TEXT aus. 

Anders als die früheren Outlook-Versionen bringen die beiden neueren keine Möglichkeit mehr mit, ein eigenes Briefpapier zu entwerfen bzw. die Einstellungen eines Briefpapiers anzupassen.

Sie können allerdings – wie schon in früheren Versionen – ein Briefpapier im HTML-Format mit einem anderen Programm erzeugen und es in Outlook einbinden. Sie brauchen dazu entweder ein Programm wie Word, das HTML-Dateien erzeugt, oder den Windows-Editor und HTML-Kenntnisse.

Zum Erzeugen von Briefpapier mit Word gehen Sie so vor:

  1. Rufen Sie Word auf und klicken Sie auf NEU.
  2. Gestalten Sie das Dokument so, wie Sie es haben wollen (Schriften, eventuell eine Hintergrundfarbe bzw. ein Hintergrundbild). Am besten nutzen Sie dazu die WEBLAYOUT-Ansicht.
  3. Rufen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER (in Word 2007 nach einem Klick auf die Office-Schaltfläche, in Word 2010 nach einem Klick auf das DATEI-Menü) auf.
  4. Wählen Sie DATEITYP: WEBSEITE, GEFILTERT aus.
  5. Speichern Sie die HTM-Datei auf der Festplatte.
  6. Öffnen Sie mit dem Windows-Explorer den Speicherort für Briefpapier (siehe Kasten) und kopieren bzw. verschieben Sie die HTM-Datei und den den gleichnamigen Ordner, den Word angelegt hat, in den Ordner.

Das Briefpapier steht nun unter dem angegebenen Namen in Outlook zur Auswahl. Falls nicht, starten Sie Outlook neu.

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Schwachstellenanalyse der Sicherheits-Software nutzen

Wie wir festgestellt haben, schlägt der Update-Dienst auf der Microsoft-Website in bestimmten Konstellationen nicht alle benötigten Updates zur Installation vor. Verschiedene Sicherheitspakete wie Kaspersky Internet Security 2010 bieten eine Schwachstellenanalyse an, mit der Sie potenzielle Sicherheitslücken im System identifizieren, also Lücken in Windows und den verschiedenen Anwendungsprogrammen. 

Die Analyse zeigt, welche Windows- und Programm-Updates Sie unbedingt noch installieren sollten. In der Regel erhalten Sie gleich einen Download-Link, über den Sie das erforderliche Update herunterladen können. Im Test hat Kaspersky auf einem PC noch Outlook-Updates ermittelt, die dem Update-Dienst von Microsoft entgangen sind.

Wenn Ihre Internet Security Suite eine solche Funktion bietet, nutzen Sie sie, um eventuell vorhandene Sicherheitslücken aufzuspüren und zu schließen.

In Kaspersky Internet Security klicken Sie dazu auf „Fenster zur Suche nach Schwachstellen öffnen“ und lassen Ihr System überprüfen. In den Suchergebnissen klicken Sie dann auf den Button „Details“ zum jeweiligen Programm. Lesen Sie sich die Beschreibung durch, laden Sie über den vorgeschlagenen Link den jeweiligen Patch herunter und installieren Sie ihn.

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E-Mails ohne Maus verschieben & Co. – Quicktipps zu E-Mails

Die wichtigsten Aktionen zu E­Mails und anderen Elementen lassen sich über einen Befehl im Kontextmenü aufrufen, beispielsweise das Verschieben von E-Mails oder das Anzeigen aller Dateianlagen. Praktischerweise lässt sich das Kontextmenü nicht nur per Maus, sondern auch per Tastatur öffnen. 

E-­Mails verschieben ohne Drag&Drop

Per Drag&Drop lassen sich E-Mails normalerweise sehr einfach in einen Ordner verschieben. Manchmal ist Drag&Drop jedoch nicht praktikabel, beispielsweise beim „Mausersatz“ mancherNotebooks. Da hilft ein Befehl aus dem Kontextmenü:

  • In Outlook bis Version 2007 klicken Sie die E-Mail(s) mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl In Ordner verschieben auf. Im Dialog, der nun geöffnet wird, wählen Sie den gewünschten Zielordner aus und klicken auf OK.
  • In Outlook 2010 klicken Sie die E-Mail(s) mit der rechten Maustaste an, rufen den BefehlVerschieben auf und wählen aus dem Untermenü, das nun geöffnet wird, den gewünschten Ordner aus. Im Untermenü erscheinen allerdings nur die Ordner der obersten Ebene; tiefer verschachtelte Ordner finden Sie über den Menüeintrag In anderen Ordner.

Dateinamen aller Anlagen zeigen lassen

Passiert es Ihnen auch öfters, dass Sie in einer E-Mail gleich eine ganze Reihe von Dateianlagen empfangen und Schwierigkeiten haben, die Dateien auseinanderzuhalten, weil sich die Namen erst am Ende unterscheiden, Outlook die Dateinamen jedoch nicht vollständig anzeigt? Dann müssen Sie erst die E-Mail öffnen, um die vollständigen Namen zu sehen.

In Outlook bis Version 2007 geht es auch ohne Öffnen der E-Mail. Dazu finden Sie im Kontextmenü (im Posteingang) einen eigenen Befehl, über den Sie ein Untermenü öffnen, in dem die Namen sämtlicher Anlagen zu sehen sind. Aus dem Untermenü heraus können Sie einzelne Anlagen sofort mit dem dazugehörigen Programm öffnen. Der Befehl im Kontextmenü heißt Anlagen anzeigen.

Alle geöffneten E-Mails schließen

Haben Sie auch öfter gleich mehrere Nachrichten geöffnet, beispielsweise wenn Sie Ausschnitte aus verschiedenen E-Mails in ein Word-Dokument kopieren oder wenn Sie eine Diskussion nachverfolgen wollen? Dann ist es lästig, für jede Nachricht einzeln auf Schließen zu klicken. Einfacher geht es mit einem Menübefehl, der alle Outlook-Fenster (außer dem Hauptfenster) auf einmal schließt:

  • In Outlook bis Version 2007 rufen Sie Datei → Alle Ele­mente schließen auf.
  • In Outlook 2010 nehmen Sie den Befehl Ansicht → Fenster → Alle Elemente schließen.

Diese Befehle schließen übrigens nicht nur Nachrichten, sondern auch alle übrigen Outlook-Fenster. Falls Sie Änderungen in einem der Fenster noch nicht gespeichert haben, gibt Ihnen Outlook noch die Möglichkeit, dies nachzuholen.

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